Документальное сопровождение деловых поездок

Успех современных бизнес-проектов во многом зависит от расширения географии клиентов и партнёров. Во время деловых поездок решаются основополагающие вопросы работы и развития компании. Учитывая, что командировочные мероприятия осуществляются за счёт работодателя, сотрудник, выполняющий задачи руководства, обязан предоставить проездные документы, отчёты для командировочных и чеки на другие расходы в бухгалтерию фирмы по возвращению из поездки.

Чтобы отправить сотрудника в командировку, оформляется приказ и выдаётся личное удостоверение командировочного. В документах указывается временной период, который оплачивает работодатель. Расходная часть путешествия должна быть зафиксирована справками, чеками и накладными – только в этом случае компания компенсирует затраты.

Основное возмещение расходов

Как правило, крупные компания берут на себя все расходы на проживание и основные потребности сотрудника во время деловой поездки. Командировочный по приезду должен предоставить следующие сведения:

• транспортные отчёты, документы гостиниц на проживание, в которых указывается не только сумма, но и фамилия постояльца, инициалы, а также перечень оказанных услуг;
• расходы на еду, бытовые услуги, лечение и медикаменты;
• оплата мобильной связи, интернета;
• затраты на содержание служебного автомобиля.

Фискальные чеки с заправок, столовых или гостиниц являются официальным подтверждением целевого расхода средств. На основании этих документов проводиться возврат командировочных финансов, поэтому важно, чтобы все справки были правильно оформлены и содержались в идеальном состоянии. Собственноручные исправления данных, зачёркивания или механические повреждения на документах, могут послужить причиной отказа в возмещение расходов.